ওয়ার্ডপ্রসেসিং-২

আবার আমরা ফিরে এলাম মাইক্রোসফট ওয়ার্ডপ্রসেসিং-এর পরবর্তী ধাপে।ইতিপূর্বে আমরা এই সফটওয়্যারে টাইপ করা,ফাইল তৈরী করা, সেভ করা এবং উক্ত ফাইল কিভাবে কপি করতে হয়, কিভাবে তা অন্যত্র স্থাপন করতে হয় তা জেনেছি। কী-বোর্ডের ব্যবহারও শিখেছি এবং তা আয়ত্বে এনেছি। এখন আমরা বাংলা ও ইংরেজি উভয় প্রকারের লেখা টাইপ করতে পারি।এই পাঠে আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ফরম্যাটিং সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় এবং উল্লেখযোগ্য কিছু কাজ শিখবো। তবে আগে ওয়ার্ডের প্রধান তিনটি টুলবারের প্রদর্শিত চিহ্নের সাথে পরিচিত হব।মেনুবারের বিভিন্ন মেনু আইটেমের মধ্যে এই চিহ্নগুলো মেনু কমান্ড হিসেবে আছে। তথাপিও অপেক্ষাকৃত সহজে যাতে ফরম্যাটিং কাজে এই কমান্ডগুলো ব্যবহার করা যায় সে কারণে উক্ত কমান্ডগুলোকে চিহ্ন আকারে টুলবারে প্রদর্শন করা হয়েছে। এই চিহ্নগুলোকে কমান্ড সাইন বা নির্দেশ চিহ্নও বলা যেতে পারে। আবার এই চিহ্নগুলোর বেশ কয়েকটির কীবোর্ড কমান্ডও আছে।এই বারটির নাম স্ট্যান্ডার্ড টুলবার।যাহোক আমরা আমাদের কাজের সুবিধার্থে বিভিন্ন বারগুলোকে নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করবো।

স্ট্যান্ডার্ড টুলবারঃ

এম.এস.ওয়ার্ডের পাতার একেবারে উপরের লাইন বা সারিটিকে বলে টাইটেলবার।টাইটেল বারের নীচে মেনুবার এবং মেনুবারের ঠিক নিচে চিত্রভিত্তিক বেশ কিছু মেনু কমান্ড বা চিহ্ন সম্বলিত লাইনটিকে স্ট্যান্ডার্ড টুলবার বলে। স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের চিত্রভিত্তিক বেশ কিছু মেনু কমান্ড নিয়ে আমাদের এখনকার আলোচনা।

নিউঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের প্রথমেই যে চিত্রটি রয়েছে,এর উপর মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করলে লেখা লেখির কাজ করার মতো নাম বিহীন একটি নতুন ফাকা পাতা ওপেন হয়।একাজটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+N কমান্ড করতে হবে।

ওপেনঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের নিউ এর পরের চিত্রটি ওপেন মেনু কমান্ড।পূর্বের তৈরী করা কোন ফাইল বা ডকুমেন্ট ওপেন করতে এই চিত্রটিতে মাউসের পয়েন্টার নিয়ে ক্লিক করলে একটি সংলাপ বক্স আসে এবং এখান থেকে ফাইল লোকেশন সিলেক্ট করে তারপর ফাইল সিলেক্ট করে ওকে করলে বা সংলাপ বক্সের ওপেন বোতাম ক্লিক করলে খুলে যায় কাঙ্খিত ফাইলটি। এ কাজটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+O কমান্ড করতে হবে।

সেভঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের ওপেন এর পরের চিত্রটি সেভ মেনু কমান্ড।কোন ডকুমেন্ট তৈরী করার পর তা সংরক্ষণের জন্য সেভ করার প্রয়োজন হয়।মাউসের পয়েন্টার দিয়ে এই চিত্রের উপর ক্লিক করলে একটি সংলাপ বক্স ওপেন হয় এখানে কম্পিউটার জানতে চায় ফাইলটি কোন লোকেশানে এবং কোন নামে সেভ করতে হবে। এখানে সঠিক জায়গায় সঠিক তথ্য দিয়ে সেভ বোতামে ক্লিক করলে ফাইলটি সেভ হয়ে যাবে।এ কাজটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+S কমান্ড করতে হবে। এখানে সংলাপ বক্সের সঠিক জায়গায় সঠিক তথ্য দিয়ে অর্থাৎ ফাইল নেম, কোন ড্রাইভে ফাইল সেভ হবে সে লোকেশন ইত্যাদি তথ্য নির্ধারিত বক্সে লিখে কীবোর্ডের Enter বোতামে চাপ দিলে ফাইলটি সেভ হয়ে যাবে।

ইমেইলঃ এই মেনু কমান্ড ব্যবহার করে তৈরিকৃত চলমান ফাইলটিকে প্রিয়জন অথবা কোন ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানায় মাধ্যমে পাঠানোর প্রক্রিয়া সম্পন্ন করা হয়।

সার্চঃ যে মেনু কমান্ড ব্যবহার করে ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় ফাইল যা হঠাৎ খুজে পাওয়া যাচ্ছে না তা সহজে খুজে পাওয়া যায় তাকে সার্চ বা অনুসন্ধান মেনু বলে।

প্রিন্টঃ কোন তথ্য বা ডকুমেন্টকে প্রিন্ট করার কাজে প্রিন্টার সংলাপ ঘর প্রদর্শনের জন্য এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+P কমান্ড করতে হবে।

প্রিন্ট প্রিভিউঃ কোন তথ্য বা ডকুমেন্টকে প্রিন্ট করার পূর্বে চুড়ান্ড অবস্থায় ছোট আকারে পর্দায় দেখার জন্য এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়।

স্পেলিং এন্ড গ্রামারঃ ইংরেজি অক্ষরে টাইপকৃত তথ্য বা ডকুমেন্টের বানান বা গ্রামারে কোন আছে কিনা তা পরীক্ষা করার জন্য এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে F7 কমান্ড বোতাম চাপতে হবে।

কাটঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের স্পেলিং এর পরের চিত্র কমান্ডটি কাট কমান্ড। কাট শব্দের অর্থ কাটা। কোন শব্দ, বাক্য কিংবা সম্পূর্ণ তথ্য বা ডকুমেন্টকে কাট করে বা কেটে কম্পিউটারের অস্থায়ী স্মৃতিভান্ডারে রাখার কাজে এই এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+X বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

কপিঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের কাট এর পরের চিত্র কমান্ডটি কপি কমান্ড। কপি শব্দের অর্থ ডুপলিকেট বা নকল করা। কোন শব্দ, বাক্য কিংবা সম্পূর্ণ তথ্য বা ডকুমেন্টকে কপি করে বা নকল করে কম্পিউটারের অস্থায়ী স্মৃতিভান্ডারে রাখার কাজে এই এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+C বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

পেস্টঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের কপি এর পরের চিত্র কমান্ডটি পেস্ট কমান্ড। পেস্ট শব্দের অর্থ পুণস্থাপন করা। কোন কাট বা কপি করা শব্দ, বাক্য কিংবা সম্পূর্ণ তথ্য বা ডকুমেন্ট কম্পিউটারের অস্থায়ী স্মৃতিভান্ডার থেকে প্রয়োজনীয় স্থানে পুণস্থাপনের কাজে এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+V বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

ফরম্যাট পেইন্টারঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের পেস্ট এর পরের চিত্র কমান্ডটি ফরম্যাট পেইন্টার কমান্ড। কোন শব্দ, বাক্য কিংবা প্যারাগ্রাফে সম্প্রতি করা শুধু ফরম্যাটকে কপি করে উক্ত ফরম্যাট অন্য কোন শব্দে, বাক্যে কিংবা প্যারাগ্রাফে প্রকাশ ঘটানোর কাজে এই কমান্ড চিত্রটি ব্যবহার করা হয়।

আনডুঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের ফরম্যাট পেইন্টার এর পরের চিত্র কমান্ডটি আনডু কমান্ড। কোন কাজ বা কমান্ড দেওয়ার পর সেটা আর না করতে চাইলে বা কমান্ডটি বাতিল করতে চাইলে এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করতে হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+Z বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

রিডুঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের আনডু চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি রিডু কমান্ড। কোন কাজ বা কমান্ড আনডু করার পর সেটা ‍পুণরায় করতে চাইলে বা কমান্ডটি পুণপ্রতিষ্ঠা করতে চাইলে এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করতে হয়। এ কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+Y বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

হাইপার লিংকঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের আনডু চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি হইপার লিংক কমান্ড। অন্য কোন ফাইল, ফোল্ডার কিংবা ইন্টারনেটের কোন ঠিকানার সাথে যোগসূত্র স্থাপন করতে এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

টেবিল এন্ড বর্ডারঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের হইপার লিংক চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি টেবিল এন্ড বর্ডার কমান্ড। কোন বাক্য বা প্যারাগ্রাফের চারপাশে বর্ডার তৈরি, আলাদা কোন টেক্সট বক্স তৈরি ইত্যাদি কাজের জন্য এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

ইনসার্ট টেবিলঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের টেবিল এন্ড বর্ডার চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি ইনসার্ট টেবিল কমান্ড। কোন সেল বিশিষ্ট টেবিল তৈরির কাজে এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

এক্সেল চার্টঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের ইনসার্ট টেবিল চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি এক্সেল চার্ট কমান্ড। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মধ্যে মাইক্রোসফট একসেলেরওয়ার্কশিট নিয়ে আসা বা তৈরি করার জন্য এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

কলামঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের এক্সেল চার্ট চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি কলাম কমান্ড। কোন তথ্য বা ডকুমেন্টকে কলাম আকারে পাশাপাশি সাজানোর জন্য এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

ড্রইংঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের কলাম চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি ড্রইং কমান্ড।এই চিত্র কমান্ডটি ব্যবহার করে কোন ডকুমেন্টের মধ্যে বিভিন্ন ডিজাইন তৈরি করা যায়। এই চিত্র কমান্ডটি সিলেক্ট করা থাকলে ড্রইং টুলবারটি এমএস ওয়ার্ড ডকুমেন্টের খোলা পাতার নিচে টাস্ক বারের উপরে প্রদর্শিত থাকে। আর সিলেক্ট করা না থাকলে সিলেক্ট করা মাত্রই তা প্রদর্শিত হয়।

ডকুমেন্ট ম্যাপঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের ড্রইং চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি ডকুমেন্ট ম্যাপ কমান্ড। এই কমান্ডটি একটিভ করলে ওয়ার্ডের পাতার বাম পাশেিএকটি ছোট আকারের পাতা ওপেন হয় এবং তৈরিকৃত ডকুমেন্ট চিত্রটি ছোট আকারে প্রদর্ত হয়।

প্যারা মার্ক ভিউঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের ডকুমেন্ট ম্যাপ চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি প্যারা মার্ক ভিউ কমান্ড। এটার আসল নাই শো-হাইড । এই চিহ্নটি সিলেক্ট থাকলে বা করা হলে কোন তথ্য বা ডকুমেন্ট এর মধ্যে স্পেস, রিটার্ন দেয়া স্থানগুলো প্রদর্শিত হয়।

জুমঃ স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের প্যারা মার্ক ভিউ চিত্র কমান্ডের পরের চিত্র কমান্ডটি জুম কমান্ড।বিভিন্ন পারসেন্টেজ লেখা একটি বক্স। এই বক্স থেকে পারসেন্টেজ কমিয়ে বা বাড়িয়ে ডকুমেন্ট পাতাকে ছোট বা বড় আকারে দেখা যায়।

হেল্পঃ মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কাজ করতে করতে কোন সমস্যার সমাধান করতে চাইলে এই চিত্র কমান্ডটি একটিভ করলে বা ক্লিক করলে ইংরেজিতে একটি সমস্যা সমাধান চার্ট দেখা যাবে।

এতক্ষণ আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের খোলা উইন্ডোর চিত্র ভিত্তিক কমান্ড স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের বিভিন্ন কমান্ড সম্পর্কে জানলাম।এর নীচে রয়েছে টেক্সট ফরম্যাটিং টুল বার। এবার আমরা এই বারের অধীনে বিভিন্ন কমান্ড নিয়ে আলোচনা করবো।

ফরম্যাটিং টুলবারঃ 

স্টাইল বক্সঃ ফরম্যাটিং টুলবারের প্রথমে যে বক্সটি রয়েছে এর নাম স্টাইল বক্স।এই বক্সের মধ্যে রয়েছে বিভিন্ন স্টাইলের নাম। এই নামগুলোর সাহায্যে টেক্সট এর বিভিন্ন ধরণের ফরম্যাট বদলানো যায়। ইচ্ছা করলে আমাদের তৈরি কোন ফরম্যাটের স্টাইল অন্য কোন নাম দিয়ে এই বক্সে রেখে দেওয়া যায়। পরবর্ত্তীতে সেই স্টাইল ডকুমেন্ট অন্য স্থানেও ব্যবহার করা যাবে।

ফন্ট বক্সঃ ফরম্যাটিং টুলবারের স্টাইল বক্সের পর যে বক্সটি রয়েছে এর নাম ফন্ট বক্স। এই বক্সের মধ্যে রয়েছে কম্পিউটারে ইনষ্টল করা সবগুলো ফন্টের নাম।বক্সের ডান পাশের ড্রপডাউন তীর চিহ্ন রয়েছে। এটাতে মাউস দিয়ে ক্লিক করলে একটি ফন্টের তালিকা পাওয়া যায়। এই তালিকা থেকে পছন্দের ফন্ট বা অক্ষর স্টাইলটি নির্বাচন করে নিতে হয়।

সাইজ বক্সঃ ফরম্যাটিং টুলবারের ফন্ট বক্সের পর যে বক্সটি রয়েছে এর নাম সাইজ বক্স।কোন অক্ষর, শব্দ বা বাক্যের আকার বড় বা ছোট করার জন্য এই বক্সের ভিতরকার সাইজ নং সংখ্যাগুলো ব্যবহার করতে হয়। সাইজ বক্সের ডান পাশের তীর চিহ্নে ক্লিক করে বিভিন্ন পয়েন্ট নং থেকে পছন্দেরটি নির্বাচন করে নিতে হবে।

বোল্ডঃ ফরম্যাটিং টুলবারের সাইজ বক্সের পর বি, আই, ইউ, ইংরেজী তিনটি অক্ষর পরপর রয়েছে। এর প্রথমটি অর্থাৎ ‘বি’ চিহ্নিত অক্ষরটি বোল্ড চিহ্ন। কোন অক্ষর, শব্দ বা বাক্য অথবা ডকুমেন্টের পুরোটা সাধারণ অক্ষরের চেয়ে একটু মোটা করে প্রকাশ করার জন্য এই চিহ্নটি ব্যবহৃত হয়।সাধারণত: কোন তথ্যে ব্যবহৃত শিরোনাম বা কোন বিশেষ বাক্যকে উল্লেখযোগ্য হিসেবে দেখানোর জন্য এই কমান্ড ব্যবহার করা হয়ে থাকে। এই কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+B বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

ইটালিকঃ ফরম্যাটিং টুলবারের সাইজ বক্সের পর ইংরেজী ‘আই’ অক্ষরটি ইটালিক কমান্ড। কোন অক্ষর, শব্দ বা বাক্য অথবা ডকুমেন্টের পুরোটা সাধারণ অক্ষরের চেয়ে একটু বাঁকা করে প্রকাশ করার জন্য এই চিহ্নটি ব্যবহৃত হয়।সাধারণত: কোন তথ্যে ব্যবহৃত বিশেষ কোন বাক্যকে উল্লেখযোগ্য হিসেবে দেখানোর জন্য এই কমান্ড ব্যবহার করা হয়ে থাকে। এই কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+I বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

আন্ডার লাইনঃ ফরম্যাটিং টুলবারের সাইজ বক্সের পর ইংরেজী ‘ইউ’ অক্ষরটি আন্ডার লাইন কমান্ড। কোন অক্ষর, শব্দ বা বাক্য অথবা ডকুমেন্টের পুরোটা সাধারণ অক্ষরের চেয়ে একটু ভিন্নতা আনতে লেখা ডকুমেন্টের নিচে দাগ দেয়া বা আন্ডার লাইন করার জন্য এই চিহ্নটি ব্যবহৃত হয়।সাধারণত: কোন তথ্যে ব্যবহৃত বিশেষ কোন বাক্যকে উল্লেখযোগ্য হিসেবে দেখানোর জন্য এই কমান্ড ব্যবহার করা হয়ে থাকে। এই কামান্ডটি কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে কীবোর্ড থেকে Ctrl+U বোতাম একসাথে চাপতে হবে।

অ্যালাইনমেন্ট এরিয়াঃ ফরম্যাটিং টুলবারের লেফট, সেন্টার, রাইট, জাষ্টিফাই ইত্যাদি নামের চিহ্নগুলো হচ্ছে অ্যালাইনমেন্ট চিহ্ন।কোন ডকুমেন্টের শব্দ বা বাক্য অথবা ডকুমেন্টের পুরোটা একটু ভিন্নতা আনতে লেখা অর্থাৎ ডকুমেন্টের বামপাশ, ডানপাশ, মাঝখান অথবা ডকুমেন্টের দুপাশ সমান করে লেখার বা ডকুমেন্টের সৌন্দয্য বৃদ্ধি করার প্রয়োজন হয়।লেখার বামপাশ বরাবর লাইল সোজা রাখতে লেফট অ্যালাইনমেন্ট, ডানপাশ বরাবর লাইন সোজা রাখতে রাইট অ্যালাইনমেন্ট, মাঝখান বরাবর সমান রাখতে মিডিল বা সেন্টার অ্যালাইনমেন্ট, দুইপাশ সমান রাখতে জাষ্টিফাই চিহ্ন ব্যবহার করা হয়।এই কামান্ডগুলো কীবোর্ড কমান্ডের মাধ্যমে করতে হলে যা করতে হবে-

প্রথমে ডকুমেন্টের যে অংশটুকু অ্যালাইনমেন্ট করতে চাই সেই অংশটুকু সিলেক্ট করে নিতে হবে। তারপর কীবোর্ড থেকে লেফট অ্যালাইনমেন্ট এর জন্য Shift+Ctrl+L বোতাম একসাথে চাপতে হবে।রাইট অ্যালাইনমেন্ট এর জন্য Shift+ctrl+R বোতাম একসাথে চাপতে হবে। সেন্টার অ্যালাইনমেন্ট এর জন্য Shift+Ctrl+C বোতাম একসাথে চাপতে হবে। জাস্টিফাই অ্যালাইনমেন্ট এর জন্য Shift+Ctrl+J বোতাম একসাথে চাপতে হবে।ডকুমেন্টের সবটুকু একবারে সিলেক্ট করার জন্য কীবোর্ড থেকে Ctrl+A একসাথে চাপলে ডকুমেন্টের সবটুকু সিলেক্ট হয়ে যাবে।

লাইন স্পেসিংঃ পরের চিহ্নটি ডকুমেন্টের লাইনের দুরত্ব সৃষ্টির কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়। এই বক্সের ডান পাশের তীর চিহ্নের উপর মাউসের ক্লিক করে প্রদর্শিত তালিকা থেকে পয়েন্ট নির্ধারণ করে দিলে ডকুমেন্টের লাইন স্পেস নির্ধারিত মাপে হয়ে যায়।

লেফট টু রাইট এবং রাইট টু লেফটঃ পরপর রাখা এই চিহ্ন দু’টি ডকুমেন্টের কোন অংশ ডান থেকে বামে বা বাম থেকে ডানে প্রদর্শনের কাজে ব্যবহৃত হয়।

নাম্বারিংঃ প্রতিটি প্যারাগ্রাফকে নাম্বারিং করার কাজে এই চিহ্নটি ব্যবহার করা হয়। নাম্বারিং চিহ্নটি সিলেক্ট করে লেখা শুরু করলে প্রথমে ১নং প্যারাগ্রাফ হিসেবে ১ চিহ্নটি লেখার প্রথমে আসবে। এরপর এন্টার কী চাপলে আপনা থেকেই ২নং প্যারার নাম্বারিং হয়ে যাবে। এভাবে যতবার এন্টার কী চাপা হবে ততবারই নাম্বারিং হতে থাকবে।

বুলেটঃ প্রতিটি প্যারাগ্রাফকে নাম্বারিং করার পরিবর্তে বিশেষ কোন চিহ্ন ব্যবহার করতে এই চিহ্নটি ব্যবহার করা হয়। বুলেট চিহ্নটি সিলেক্ট করে লেখা শুরু করলে যে নক্সাটি সিলেক্ট করা থাকবে প্যারাগ্রাফ চিহ্নটি লেখার প্রথমে আসবে। এরপর এন্টার কী চাপলে আপনা থেকেই প্যারার বুলেটিং হয়ে যাবে। এভাবে যতবার এন্টার কী চাপা হবে ততবারই বুলেটিং হতে থাকবে।

ডিক্রিজ/ইনক্রিজ ইনডেন্টঃ কোন প্যারাগ্রাফকে বাম থেকে ডানে কোন নির্দিষ্ট স্থানে সরিয়ে নেয়া বা সেই স্থান থেকে পূর্বের অবস্থানে ফিরিয়ে নেয়ার কাজে এই চিহ্নগুলো ব্যবহার করা হয়।

আউটসাইড বর্ডারঃ কোন ডকুমেন্টের মধ্যেকার কোন বিশেষ শব্দ-বাক্য বা প্যারাগ্রাফকে বক্সের মধ্যে রাখা, উপরে বা নিচে অথবা উপরে ও নিচে উভয় দিকে দাগ দেয়া, বামে বা ডানে অথবা ডানে ও বামে একসাথে দাগ দেয়া ইত্যাদি কাজের জন্য এই কমান্ড চিহ্নটি ব্যবহৃত হয়।

হাইলাইটসঃ কোন ডকুমেন্টের বিশেষ কোন অংশকে হাইলাইটস করতে বা বিশেষভাবে চিহ্নিত করতে অর্থাৎ লেখার নিচে রঙিন করে বিশেষ দর্শনীয় করার কাজে এই চিহ্নটি ব্যবহৃত হয়।

ফন্ট কালারঃ লেখা কালো কালির পরিবর্তে অন্য কোন রঙের কালি দিয়ে লিখতে এই কালার বক্স ব্যবহার করা হয়।এই বক্স থেকে পছন্দের কালির রং বা ফন্টের রং নির্বাচন করে দিতে হয়।

রুলারঃ রুলার শাব্দিক অর্থে একটি মাপকাটি। এটা মাপকাটি হিসেবে ব্যবহৃত হলেও এর আবার বেশ কিছু কমান্ড চিহ্ন রয়েছে যা নিয়ে এখন আমরা আলোচনা করবো।

ট্যাবঃ রুলারের একেবারে বাম পাশে এল অক্ষরের মত একটি চিহ্ন রয়েছে এই চিহ্নটিকে ট্যাব বলে। এই চিহ্নের মধ্যে চারটি চিহ্ন রয়েছে। প্রতিটিই এক একটি ট্যাব চিহ্ন। এই ট্যাব চিহ্ন সিলেক্ট করে রুলারের উপর মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করলে সেখানে উক্ত চিহ্নটি সিলেক্ট হয়ে যায়। তারপর কীবোর্ড থেকে ট্যাব বোতাম চাপলে কারসর সেখানে চলে যায় এবং সেখান থেকে লেখা শুরু হয়। এন্টার কী চাপলে পরের লাইনে কারসর চলে যায় এবং লাইন পূর্বের লাইনের সাথে সোজা রাখতে আবার ট্যাব কী চাপতে হয়। এই ট্যাব চিহ্নের মধ্যে রয়েছে লেফট ট্যাব, রাইট ট্যাব, সেন্টার ট্যাব এবং দশমিক ট্যাব।

ফাস্ট লাইন ইনডেন্টঃ রুলারের বামে ট্যাব চিহ্নের পরে উপরে এবং নীচের দিকে মুখ করা দু’টো তীর চিহ্ন রয়েছে এর উপরের তীর চিহ্নকে বলে ফাস্ট ইনডেন্ট।এই চিহ্নকে মাউসের সাহায্যে ডানে সরালে প্যারাগ্রাফের প্রথম লাইনটি কিছুটা ভেতরে নিয়ে প্যারাগ্রাফ মার্ক তৈরী হয়।

হ্যাংগিং ইনডেন্টেঃ এই চিহ্নকে ডানে সরালে প্যারাগ্রাফের প্রথম লাইন বাদ দিয়ে পরর্ত্তী লাইনগুলো কিছুটা ভিতরে সরে যায়।

লেফট ইভেন্টঃ এই চিহ্নকে ডানে সরালে, পুরো প্যারাগ্রাফের সব লাইনগুলো ডানে সরে যায়।

টেক্সট এরিয়াঃ রুলারের ভিতরের সাদা অংশটুকু টেক্সটের মাপ। এই মাপের মধ্যেই টেক্সট থাকবে। পেজ সেটআপ যেমন ভাবে করা হবে রুলারের মাপটিও তেমনী থাকবে।পেজ সেটআপ যদি চওড়ায় ৮ইঞ্চি হয়, তবে রুলারের মধ্যে ০ থেকে ৮ইঞ্চি পর্যন্ত সাদা দেখাবে।

রাইট ইভেন্টঃ এই চিহ্নটি বামে বা ডানে সরিয়ে কোন টেক্সটকে বামে বা ডানে সরানো যায়।

Menu Bar ( মেনু বার)

টাইটেল বারের নীচে যেখানে File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help লেখা বার বা লাইনকে Menu Bar বলে। মেনুর নামের উপর মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করলে প্রোগ্রামটি ওপেন হবে। ওপেন হওয়া মেনু বক্সকে পলডাউন মেনু বলে।

File : মেনুবারের অধীনে File নামের মেনুতে ক্লিক করে New, Open, Close, Save, Save as, Save as web page, Page setup, Print Previw, Print, Exit ইত্যাদি সাবমেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

New এর উপর মাউসের ক্লিক করে অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+N চেপে কমান্ড দিলে নতুন ডকুমেন্ট পাতা খুলবে এবং প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী করা যাবে।

Open মেনুতে ক্লিক করে অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+O কমান্ড দিয়ে প্রদর্শিত সংলাপ ব্কস থেকে সেভ করা ফাইল সিলেক্ট করে তা ওপেন করে দেখা ও প্রয়োজনীয় সংশোধন করা যায়।

Close মেনুতে ক্লিক করে ফাইল বন্ধ করা যায়।

Save মেনুতে ক্লিক করে অথবা কী বোর্ড থেকে Ctrl+S কমান্ড দিয়ে ফাইল সেভ করা যায়। কোন ফাইল বা ডকুমেন্ট সেভ করতে কমান্ড দিলে একটি ডায়ালগ বক্স ওপেন হবে সেখানে জানতে চাইবে ফাইলটি কি নামে সেভ হবে। এক্ষেত্রে নাম সিলেক্ট করে দিয়ে সেভ করতে হবে।

Save as   মেনুতে কিক করে ফাইল প্রটেক্ট করা যায়। এছাড়া  Save as web page মেনুতে ফাইলটি ওয়েভ পেজের জন্য সেভ করা যায়।

Page setup মেনুতে ক্লিক করে পাতার সাইজ, স্কেল ইত্যাদি পরিমাপ করে নেয়া যায়।

Print Previw মেনুতে কিক করে ডকুমেন্টটি প্রিন্টিং করা হলে কি আকারে প্রিন্ট হবে তা দেখা যায়।

Print মেনুতে কিক করে অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+P কমান্ড দিয়ে ডকুমেন্টটি প্রিন্ট করা যায়।

Exit মেনুতে ক্লিক করে ফাইল বা ডকুমেন্ট কোজ করা যায়।

Edit: Edit নামের মেনুতে ক্লিক করে Undo Typing, Repeat typing, Cut, Copy, Paste, Clear, Select All, Find, Replace, Go to ইত্যাদি সাবমেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Undo Typing: কোন ডকুমেন্ট মুছে ফেলার পর পুণরায় ফেরত পেতে সাধারণত: এই মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে কিক করে অথবা কী বোর্ড থেকে Ctrl+Z কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Repeat Typing/Redo: মুছে ফেলা কোন ডকুমেন্ট বা আনডু করা কোন ফাইল পুণরায় ফেরত পেতে সাধারণত: এই মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে কিক করে অথবা কী বোর্ড থেকে Ctrl+Y কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Cut : কোন ডকুমেন্ট সম্পূর্ণ বা অংশ বিশেষ Cut করে অন্য কোথাও স্থানান্তরের জন্য সাধারণত: এই মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করে অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+X কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Copy: কোন ডকুমেন্ট সম্পূর্ণ বা অংশ বিশেষ Copy :করে অন্য কোথাও স্থানান্তরের জন্য সাধারণত: এই মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করে অথবা কী বোর্ড থেকে Ctrl+C কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Paste : কোন ডকুমেন্ট সম্পূর্ণ বা অংশ বিশেষ কাট অথবা কপি করে অন্য কোথাও স্থানান্তরের জন্য সাধারণত: এই Paste মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করে অথবা কী বোর্ড থেকে Ctrl+V কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Clear: কোন ডকুমেন্ট সম্পূর্ণ বা অংশ বিশেষ মুছে ফেলার জন্য সাধারণত: এই Clear মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করে কাজটি করা যায়।

Select All: কোন ডকুমেন্ট সম্পূর্ণ বা অংশ বিশেষ মুছে ফেলার জন্য বা অন্য কোথাও স্থানান্তর বা বিশেষ কোন কাজ করতে চাই তাহলে এই Select All  মেনু ব্যবহার করে তা করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে ক্লিক করে অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+A কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Find: কোন ডকুমেন্ট এর ভিতরের কোন শব্দ বা অক্ষর খুঁজতে এই  Find মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে Find মেনুতে ক্লিক করে প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে কি খুজতে চাই তা লিখে কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Replace: কোন ডকুমেন্ট এর ভিতরের কোন শব্দ বা অক্ষর পরিবর্তন করতে বা নতুন কোন শব্দ বা অক্ষর সংযোজন করতে এই Replace মেনু ব্যবহার করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে Replace  মেনুতে ক্লিক করে ডায়ালগ বক্সে যে শব্দটি পরিবর্তন করতে চাই তা লিখে কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

Go to: অনেকগুলো পাতার ডকুমেন্টের এক পাতা থেকে অন্য পাতায় দ্রুত যেতে এই Go to  মেনু ব্যবহার করে তা করা হয়। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে কিক করে ডায়ালগ বক্সে পাতা নং লিখে কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যায়।

View: View নামের মেনুতে ক্লিক করে Normal, Web Layout, Print Layout, Outline, Ruler, Document Map, Header and Footer, Ful Screen, Zoom ইত্যাদি মেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Normal: Outline Page Layout পর্দায় উপস্থিত থাকলে তা পরিবর্তন করতে বা স্বাভাবিক অবস্থানে ফিরিয়ে আনতে মাউসের পয়েন্টার দিয়ে Normal মেনুতে কিক করে কাজটি করা যায়।

Web Layout: পর্দার চারপাশে মার্জিন তৈরী করতে মাউসের পয়েন্টার দিয়ে Web Layout  মেনুতে কিক করে কাজটি করা যায়।

Print Layout: পর্দায় Print Layout  অবস্থানে আনতে বা দেখতে মাউসের পয়েন্টার দিয়ে Print Layout মেনুতে কিক করে কাজটি করা যায়।

Outline: আমরা যদি ডকুমেন্ট পেজের প্রতিটি লাইনে বিশেষ কোন প্রতীক বা চিহ্ন ব্যবহার করতে চাই তাহলে এই মেনুতে মাউসের পয়েন্টার নিয়ে ক্লিক করলে ডকুমেন্টের প্রতিটি লাইনে বিশেষ চিহ্ন চলে আসবে।

Ruler:ডকুমেন্ট পেজের পাশে  Ruler আনতে চাইলে এই মেনুতেক্লিক করে তা করা যাবে। আবার  Ruler অদৃশ্য করতে হলে পুণরায় রুলার সাবমেনুতে ক্লিক করলে তা অদৃশ্য হয়ে যাবে।

Document Map: ডকুমেন্ট পেজটিকে আমরা যদি Document Map আকারে দেখতে চাই তাহলে এই  Document Map সাবমেনুতে ক্লিক করে তা করা যাবে।

Header and Footer: ডকুমেন্ট পেজের উপরে অংশকে Header এবং নীচের অংশকে Footer বলে। আমরা যদি Document Page এর প্রতি পাতার উপরে অথবা নীচে কিংবা উপর নীচ উভয় অংশে বিশেষ কোন নির্দেশনা লিখতে চাই তাহলে এই Header and Footer মেনুতে কিক করে বিশেষ নির্দেশনা লিখে ওকে করলে প্রতিটি পাতায় তা প্রদর্শিত হবে।

Ful Acreen: আমরা যদি ডকুমেন্ট পেজকে পর্দায় সম্পূর্ণ রূপে প্রদর্শন করতে চাই সে ক্ষেত্রে এই Ful Acreen  মেনুতে ক্লিক করে তা করা যাবে এবং পূর্ব অবস্থায় বা স্বাভাবিক অবস্থায় ফিরে আসতে ক্লোজ এ কিক করে তা করা যাবে।

Zoom: আমরা যদি ডকুমেন্ট পেজকে পর্দায় ছোট অথবা বড় রূপে প্রদর্শন করতে চাই সে ক্ষেত্রে এই  Zoom  মেনুতে কিক করে তা করা যাবে।

Insert: Insert নামের মেনুতে কিক করে  Break, Page Number, Date and Time, Field, Symbol, Comment, Footnot, Picture, Word Art, Auto Shapes, Tex Box ইত্যাদি মেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট, আর্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Break:   কোন ডকুমেন্ট পেজ সম্পূর্ণ  বা কোন প্যারাগ্রাফ ব্রেক করে নতুন পাতা বা কলাম সৃষ্টি করতে এই Break  মেনু ব্যবহার করে তা করা যায়।

Page Number:   কোন ডকুমেন্ট এর প্রতি পাতায় স্বয়ংক্রীয় ভাবে পাতা নম্বর দিতে চাইলে এই Page Number মেনু ব্যবহার করে প্রতিটি পাতায় Page Number  করা যায়।

Date and Time:   কোন ডকুমেন্ট এ স্বয়ংক্রীয় ভাবে Date and Time  সংযোজন করতে হলে এই Date and Time মেনু ব্যবহার করে তা করা যায়।

Field:   কোন ডকুমেন্ট এ পূর্ণ সংখ্যা লিখতে হলে এই Field:  মেনু ব্যবহার করে তা করা যায়। Field এ কিক করে ডায়ালগ বক্স থেকে Equation and Formula ব্যবহার করে পূর্ণ সংখ্যা লিখতে হয়।

Symbol :   কোন ডকুমেন্ট এ কোন বিশেষ প্রতীক বা চিহ্ন ব্যবহার করতে চাই তাহলে এই Symbol মেনুতে কিক করে Symbol  নির্বাচন করে ওকে  করলে Symbol  টি ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত হবে এবং ক্লোজ বাটন ক্লিক করে শেষ করতে হবে।

Comment:   আমরা যদি কোন ওয়ার্ড সম্পর্কে কোন মন্তব্য বা Comment  লিখতে চাই তা হলে তাহলে এই Comment মেনুতে কিক করে নির্ধারিত মন্তব্য লিখে ওকে  করে ডায়ালগ বক্স কোজ করলে কাজটি হয়ে যাবে।
Footnot :  আমরা যদি কোন পাতার শেষে বা ডকুমেন্টের শেষে কোন মন্তব্য বা Footnot  লিখতে চাই তা হলে তাহলে এই Footnot  মেনুতে ক্লিক করে নির্ধারিত মন্তব্য লিখে ওকে  করে ডায়ালগ বক্স কোজ করলে কাজটি হয়ে যাবে।
Picture :   আমরা যদি কোন ডকুমেন্ট এ কোন ছবি সংযোজন করতে চাই তা হলে তাহলে এই  Picture  মেনুতে ক্লিক করে নির্ধারিত Picture  সিলেক্ট করে ওকে  করে ডায়ালগ বক্স ক্লোজ করলে কাজটি হয়ে যাবে।
Word Art :   আমরা যদি কোন ডকুমেন্ট এ কোন বিশেষ অংশকে ভিন্ন ভিন্ন ষ্টাইলে লিখতে বা সাজাতে চাই  তা হলে তাহলে এই Word Art  মেনুতে কিক করে Word Art Galary থেকে  নির্ধারিত Word Art সিলেক্ট করে ওকে  করে কাজটি হয়ে যাবে।

Auto Shapes:  Insert >Picture > Auto Shapes এখন ডকুমেন্ট এ যে সেফ সংযোজন করতে চাই তার উপর মাউসের ক্লিক করে অর্থাৎ ড্রাগ করে তা অংকন করা যাবে বা কাজটি সম্পন্ন করা যাবে।
Text Box   লেখার বক্স। আমরা যদি কোন Document এ কোন বিশেষ অংশকে ভিন্ন ভিন্ন ষ্টাইলে লিখতে বা সাজাতে চাই তা হলে তাহলে এই Text Box মেনুতে ক্লিক করলে একটি Text Box পর্দায় আসবে যার ভিতরে হামেশা লেখা যাবে।

Format : Format নামের মেনুতে ক্লিক করে Font, Paragraph, Tabs, Border and Shading, Change Case, Drop Cap, Bullets and Numbering, Style Gallery, Style, Background, Columns ইত্যাদি মেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট, আর্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Font: Font   বা অক্ষর। এই মেনু ব্যবহার করে আমরা কোন ডকুমেন্ট এ ইরেজী অথবা বাংলার বিভিন্ন ষ্টাইলের  লেখার অক্ষর নির্বাচন করে নিতে পারি।

Under Line: ডকুমেন্টের অংশ বিশেষ বা সম্পূর্ণ অংশের নীচে দাগ দেওয়ার জন্য এই মেনু ব্যবহার করা হয়। ব্যবহার পদ্ধতি Format > Font > Under Line > Ok   অথবা কীবোর্ডের Ctrl + U কমান্ড দিয়ে কাজটি সহজেই করা যায়।

Bold: ডকুমেন্টের কোন বিশেষ অংশের রং গাড় করে দেওয়ার জন্য এই মেনু ব্যবহার করা হয়। ব্যবহার পদ্ধতি Format > Font > Bold > Ok   অথবা কীবোর্ডের Ctrl + B কমান্ড দিয়ে কাজটি সহজেই করা যায়।

Italic: ডকুমেন্টের কোন বিশেষ অংশ অথবা সম্পূর্ণ অংশ ইটালিক করে দেওয়ার জন্য এই মেনু ব্যবহার করা হয়। ব্যবহার পদ্ধতি Format > Font > Italic > Ok   অথবা কীবোর্ডের Ctrl + I কমান্ড দিয়ে কাজটি সহজেই করা যায়।
Font Size : আমরা যদি আমাদের লেখার অরগুলোকে ছোট অথবা বড় আকারে লিখতে চাই তাহলে এই মেনু ব্যবহার করে তা করা যাবে। ব্যবহার পদ্ধতি অক্ষর ব্লক করে নিয়ে Format > Font > Font Size > Ok অথবা অক্ষর ব্লক করে নিয়ে কীবোর্ডের Ctrl + ] কমান্ড দিয়ে অক্ষর বড় এবং  Ctrl + [ কমান্ড দিয়ে অক্ষর ছোট করার কাজটি সহজেই করা যায়।

Paragraph: এই Paragraph মেনু ব্যবহার করে আমরা কোন ডকুমেন্টে লাইন স্পেজ ছোট বড় সহ বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ কাজ করতে পারি।

Tabs: আমরা যদি ডকুমেন্ট এ Tabs  সেট করতে চাই তাহলে এই Tabs  মেনু ব্যবহার করে  কাজ করতে পারি।
Border and Shading: আমরা যদি আমাদের তৈরীকৃত কোন আর্ট বা Document এ অথবা পাতার চার পাশে Border অথবা Shadow বা ছায়া সেট করতে চাই তাহলে এই Border and Shading মেনু ব্যবহার করে  কাজ করতে পারি।

Change Case: আমরা যদি আমাদের তৈরী কৃত কোন Document এ লেখার ষ্টাইল ছোট হাতের বা বড় হাতের লেখা করতে চাই তাহলে Change Case   মেনুস্থ Upper Case  অথবা Lower Case মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে। আবার যদি শব্দের প্রথম অর ছোট বা বড় করতে Title Case ব্যবহার করে কাজটি সম্পন্ন করা যাবে।
Drop Cap: কোন Document এর প্রথম অক্ষর বড় করতে হলে DropCap  মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে। এক্ষেত্রে ডকুমেন্টের লাইন স্পেস ঠিক থাকবে।

Bullets and Numbering: কোন Document এর Page Numbering করতে হলে Bullets and Numbering  মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে।

Background: কোন  Document এর Page Background রঙিন করতে হলে Background মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে।

Columns: কোন Document কে Columns  হিসেবে প্রকাশ করতে চাইলে Columns  মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে।

Tools: Tools নামের মেনুতে ক্লিক করে Spelling and Grammar, Word Count, Auto Correct, Mail Merge, Macro ইত্যাদি মেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট, আর্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Spelling and Grammar: কোন Document এর ভিতরে কোন বানান শুদ্ধ করতে Spelling and Grammar মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে।

Word Count: শব্দ গননা আমরা যদি Document এর শব্দ গননা করতে চাই তা হলে এই Word Count মেনু  ব্যবহার করে কাজটি করা যাবে।

Auto Correct: Document  তৈরী করা বা লেখার সময় স্বয়ংক্রিয় ভাবে ভূল সংশোধন করতে
Auto Correct মেনু  ব্যবহার করা হয়ে থাকে।

 Mail Merge: মেইল মার্জ করতে বা একই চিঠি বিভিন্ন ঠিকানায় কপি সংযুক্ত করে পাঠাতে এই Mail Merge  মেনু  ব্যবহার করা হয়ে থাকে। সাধারণত: মেইল মার্জ করতে চারটি পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়ে থাকে।

(১) মূল ডকুমেন্ট তৈরী করতে হবে।
(২) ডেটা ডকুমেন্ট তৈরী করতে হবে।
(৩) মূল ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় স্থানে মার্জ ফিল্ড সন্নিবেশিত করতে হবে।
(৪) মূল ডকুমেন্ট ও ডেটা ডকুমেন্ট দু’টি মার্জ বা সংযুক্ত করতে হবে।
এটি বাস্তবায়ন করতে দু'টো পদক্ষেপ গ্রহন করতে হবে। যেমন :
পদক্ষেপ (১)

Dear Mr. ...........................

..............................

Sir,

...................................

yours Company .....................

ডকুমেন্টটি যে কোন একটা নামে সেভ করতে হবে।

পদক্ষেপ-২
Tools > Mail Merge   ক্লিক করে পর্দায় ওপেন হওয়া ডায়ালগ বক্স থেকে ধারাবাহিক ভাবে নিম্নোক্ত কাজগুলো করতে হবে। Create > From > Letter > Active Window > Get Date > Create Date Source  ডায়ালগ বক্সের Field সিলেক্ট করে  ওকে বার্টন ক্লিক করতে হবে। পর্দায় সেভ ডেটা সোর্স ডায়ালগ বক্স আসবে, যে নামে ডেটা ফাইলটি সেভ করতে চাই সে নামে সেভ করে ওকে করতে হবে। তারপর পর্দায় যে ডায়ালগ বক্সটা আসবে সেখানে Edit Date Source বার্টনে কিক করে ডেটা ফরমে ডেটা টাইপ করে  ওকে করতে হবে।
Macro: কোন ডকুমেন্টের ভিতর কোন Word বা শব্দ অথবা কোন লাইন বার বার লেখার বা ব্যবহার করার প্রয়োজন হয় তাহলে সে কাজটি সহজ পদ্ধতিতে করতে এই Macro মেনু ব্যবহার করা হয়।

ব্যবহার পদ্ধতিঃ Tools > Macro > Record New Macro > Macro Name Box  এ নাম লিখে ওকে করতে হবে। এখন যা রেকর্ড করতে চাই তা লিখে Stop Recording  এ ক্লিক করলে Macro তৈরী হয়ে গেলো। এখন এই Macro রান করতে হলে বর্ণিত পদ্ধতি অবলম্বন করতে হবে। Tool > Macro Name Select > Run. ক্লিক করে কাজটি করতে হবে।

Table: Table নামের মেনুতে কিক করে Insert Table, Insert Rows, Delete Rows Insert Columns, Delete Columns, Split Cells, Split Rows, Select Columns, Select Table, Distribute Column Evenly, Heading, Sort, Formula, Average ইত্যাদি মেনু ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী ও কাজ করা যায়।

Insert Table:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট তৈরী করতে চাই তাহলে Table  মেনুস্থ Insert Table মেনুতে মাউসের ক্লিক করে ডায়ালগ বক্সে প্রয়োজনীয় কমান্ড দিয়ে কাজটি সহজে করতে পারবো।

Insert Rows:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন রো বৃদ্ধি করতে চাই তাহলে টেবিলের যে খানে রো বৃদ্ধি করতে চাই সেখানে মাউসের পয়েন্টার রেখে নিম্নোক্ত পদপেগুলো অনুসরন করে তা করতে পারবো।

ব্যবহার পদ্ধতিঃ Table > Insert > Insert Rows ক্লিক করলে কাজটি হয়ে যাবে অর্থাৎ রো বৃদ্ধি পাবে বা নতুন একটি রো তৈরী কবে।

Delete Rows:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন রো মুছে ফেলতে চাই তাহলে টেবিলের যে রো মুছে ফেলতে চাই সেখানে মাউসের পয়েন্টার রেখে নিম্নোক্ত পদপেগুলো অনুসরন করে তা করতে পারবো।

ব্যবহার পদ্ধতিঃ Table > Delete > Delete Rows ক্লিক করলে কাজটি হয়ে যাবে অর্থাৎ রো মুছে যাবে।
Insert Colums: আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন কলাম বৃদ্ধি করতে চাই তাহলে টেবিলের যেখানে কলাম বৃদ্ধি করতে চাই সেখানে মাউসের পয়েন্টার রেখে নিম্নোক্ত পদপেগুলো অনুসরন করে তা করতে পারবো।
ব্যবহার পদ্ধতিঃ Table > Insert > Insert Column ক্লিক করলে কাজটি হয়ে যাবে অর্থাৎ কলাম বৃদ্ধি পাবে বা নতুন একটি কলাম তৈরী কবে।

Delete Columns: আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন কলাম মুছে ফেলতে চাই তাহলে টেবিলের যে কলামটি মুছে ফেলতে চাই সেখানে মাউসের পয়েন্টার রেখে নিম্নোক্ত পদপেগুলো অনুসরন করে তা করতে পারবো।
 ব্যবহার পদ্ধতিঃ Table > Delete > Delete Column ক্লিক করলে কাজটি হয়ে যাবে অর্থাৎ কলামটি  মুছে যাবে।
Split Cells:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন সেলকে ভাগ করতে চাই তাহলে ঐ সেলটি ব্লক করে  Split Cells  এ কিক করবো । এবার ডায়লগ বক্সে কয়টি ভাগ করতে চাই সে সংখ্যা লিখে ওকে করলেই কাজটি হয়ে যাবে।
Split Rows:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন  রো কে ব্লক করতে চাই তাহলে  Split Rows:  এ ক্লিক করবো। একটি রো ব্লক হয়ে যাবে।

Select Columns:  এই মেনুকে ব্যবহার করে টেবিলের যে কোন কলামকে ব্লক করা যায়।

Select Table:   এই মেনুকে ব্যবহার করে যে কোন টেবিল ডকুমেন্টকে ব্লক করা যায়।

  Distribute Column Evenly:  এই মেনুকে ব্যবহার করে যে কোন টেবিল ডকুমেন্ট এর প্রশস্থতা সমান করা যায়। এক্ষেত্রে টেবিলটিকে সিলেক্ট করে ব্লক করে নিয়ে Distribute Column Evenly  তে ক্লিক করলে কাজটি হয়ে যাবে।
Heading:   আমরা যদি টেবিল ডকুমেন্ট এ কোন নির্দিস্ট হেডিং প্রতিটি পাতায় স্বয়ংক্রিয় ভাবে করতে চাই তাহলে প্রথমে হেডিং কলাম ব্লক করে নিব তারপর এই Heading  মেনুতে কিক করলে কাজটি হয়ে যাবে।

Sort:   আমরা যদি টেবিল এ লেখা ডকুমেন্টকে বর্ণাক্রমানুসারে বা ক্রমিক অনুসারে সাজাতে চাই তাহলে নিম্ন লিখিত কাজ গুলি সম্পন্ন করে তা করা সম্ভব।

ব্যবহার পদ্ধতিঃ Table > Sort > Ascending  ( ছোট থেকে বড়) Table > Sort > De sending  ( বড় থেকে ছোট) প্রয়োজন অনুসারে কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যাবে।

Formula:  টেবিল এ সূত্রের ব্যবহার করে বিভিন্ন গানিতিক ফলাফল নির্ণয় করা যায়।

ব্যবহার পদ্ধতিঃ টেবিলে সূত্র ব্যবহার করার জন্য নিম্নরূপ টেবিল তৈরী করতে হবে-

Name	B asic	House Rent	Others	Total
Mr. Rahman	3000	1000	500	4500
Mr. Sagor	4500	1200	600	6300
Mr. Arman	3500	1500	750	5750
Mr. Karim	3200	1600	800	5600
Total	14200	5300	2650

এবার মাউসের পয়েন্টার বা কার্সর Basic কলামের Total এর ঘরে রেখে Table মেনুতে কিক করে  Formula তে কিক করে ওকে বাটনে কিক করলেই কলামের যোগফল দেখাবে। এভাবে প্রত্যেকটি কলামের যোগফল নির্ণয় করা যাবে। Table > Formula > Ok  কমান্ড দিয়ে কাজটি করা যাবে।

Average: Average  বা গড় নির্ণয় করা জন্য কার্সরকে ফিল্ডের সর্বনিম্নে রেখে Table > Formula নির্দেশ Formula বক্স এ = চিহ্ন রেখে বাকী সব লেখা মুছে ফেলুন তারপর কীবোর্ড থেকে Alt+U   চেপে  Average সিলেক্ট করে রেঞ্জ নির্ধারন করে এন্টার কী চাপলে কলামের যোগফল পাওয়া যাবে। এভাবে প্রতি কলামের যোগফল বের করা যাবে।

Window: Window  নামের মেনুকে ব্যবহার করে New Window, Arrange All, Split  এর কাজ করা যায়।

New Window: এমএস ওয়ার্ডে একসাথে একাধিক ডকুমেন্ট-এ কাজ করলে উক্ত ডকুমেন্ট তালিকা  New Window তে জমা রাখা এবং এখান থেকে কোন ডকুমেন্ট বা ফাইল ওপেন করা যায়।

ব্যবহার পদ্ধতি: Window > New Window > নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট/ ফাইল এ কিক করে কাজটি করা যায়।

Arrange All:  এমএস ওয়ার্ডে একসাথে একাধিক বা যতগুলো ডকুমেন্ট ওপেন থাকবে তা একসাথে দেখা যাবে।

 ব্যবহার পদ্ধতি: Window > Arrange All এ কিক করে কাজটি করা যায়।

 Split: এমএস ওয়ার্ডে ডকুমেন্ট পেজ কে দুই ভাগে ভাগ করা।

ব্যবহার পদ্ধতি: Window > Split  এ কিক করে মাউসের পয়েন্টার যেখানে কিক করা হবে পেজটি সেখান থেকে বিভক্ত হয়ে যাবে।

Remove Split: এমএস ওয়ার্ডে ডকুমেন্ট পেজ কে দুই ভাগে ভাগ করা পদ্ধতি অর্থাৎ Split  উঠিয়ে দেয়া।
ব্যবহারপদ্ধতি: Window > Remove Split  এ কিক করে কাজটি সহজে করা যাবে।

স্ট্যাটাস বারঃ পর্দার একেবারে নীচে Page-1, see, At  ইত্যাদি লেখা বারকে স্ট্যাটাস বার বলে। Page-১ দ্বারা কার্সর ১ নং পাতায় আছে বোঝাচ্ছে।

 ড্রইং বারঃ স্ট্যাটাস বার এর উপরে Draw, Auto shapes  ইত্যাদি লেখা সহ বেশ কিছু সংখ্যক আইকন সম্বলিত বারকে ড্রইং বার বলে। বিভিন্ন ড্রইং এর কাজ সহজ করতে এই বারের প্রয়োজনীয় আইকন ব্যবহার করা হয়।
স্ক্রল বারঃ পর্দার নিচে ডানে ও বামে  এবং পর্দার ডান পাশে উপরে ও নীচে ছোট তীর চিহ্নিত মধ্যবর্তী বারকে স্ক্রল বার বলে। এর সাহায্যে লেখার সীট বা চলতি প্রোগ্রামকে ঊপরে- নীচে ও ডানে- বামে সরানো যায়।

কন্ট্রোল বক্সঃ টাইটেল বারের বাম পাশে W চিহ্নিত আইকন বা চিত্রকে কন্ট্রোল বক্স বলে। সরাসরি এটার উপর ক্লিক করে বা Alt+Space bar  চাপলে একটি মেনু ওপেন হয়। এ মেনুকে কন্ট্রোল মেনু বলে। এ মেনুস্থ বিভিন্ন অপশনসমূহ নির্বাচন করে পর্দায় উইন্ডো প্রদর্শন নিয়ন্ত্রন করা যায়। যেমনঃ

Restore: নির্বাচন করলে ইতিপূর্বে কোন পরিবর্তন করে থাকলে তা পূর্বের অবস্থায় ফিরে আসবে।

Move:  নির্বাচন করে  F1 কী চেপে মাউস পয়েন্টার মুভ করায়ে উইন্ডো স্থানাস্তর করা যায়।

Size: নির্বাচন করে উইন্ডোর বর্ডার লাইনের মাঝে মাউস পয়েন্টার নিয়ে চেপে ধরে বাড়িয়ে বা কমিয়ে বক্সে একবার কিক করলে কন্ট্রোল মেনু ওপেন হবে কিন্তু ডবল কিক করলে তা বন্ধ হয়ে যাবে।

Control Toolbox (কন্ট্রোল টুল বক্স)ঃ মেনু বারের View মেনুস্থ Tool bars এর মধ্যে প্রবেশ করে Control Toolbox এ টিক দিয়ে ওকে  করলে পর্দার বামপাশে একটি বক্স চলে আসবে কম্পিউটারের ভাষায় এটাকে Control Toolbox বলে। ব্যবহার পদ্ধতি : Menu Bar > View > Tool bars > Control Toolbox > Ok

Dialog Box : উইন্ডোজে বিভিন্ন মেনুস্থ অপশন সিলেক্ট করলে পর্দায় বিভিন্ন তথ্য সম্বলিত একটি বক্স প্রদর্শিত হয়, কম্পিউটারের ভাষায় উহাই ডায়ালগ বক্স নামে পরিচিত। কোন কাজের জন্য উইন্ডোজে বাড়তি কোন তথ্যের প্রয়োজন হলে ডায়ালগ বক্স ওপেন হয়। ডায়ালগ বক্সে বিভিন্ন অপশনে মাউস পয়েন্টার নিয়ে কিক করে অথবা ট্যাব কী চেপে কোন অপশনে গিয়ে এন্টার কী চাপলে অপশনটি কার্যকর হয়। কোন অপশনের নামের কোন অর আন্ডার লাইন করা থাকলে Alt কী চেপে ধরে এ অরটি চাপলে অপশনটি কার্যকর হবে।